Att förhandla fram ett fraktavtal tar tid. Zoner, tillägg, rabatter, viktbrytpunkter — det finns många variabler att hålla ordning på. Men när fakturorna börjar rulla in är frågan en annan: faktureras du faktiskt för det du förhandlat?
Svaret, för fler företag än man kan tro, är nej.
Tre vanliga typer av överdebitering
Problemen uppstår sällan på grund av avsiktliga fel från transportörens sida. Transportörernas faktureringssystem är inte alltid byggda för att hantera komplexa individuella avtal korrekt. Resultatet är detsamma oavsett anledning.
Felaktiga zoner. Frakten från Göteborg till Hamburg faktureras som zon 3 fast avtalet säger zon 2 för det destinationslandet. Skillnaden per försändelse kan vara liten. Över ett kvartal blir det en annan sak.
Tillägg som inte ingick i avtalet. Bränsletillägg, hanteringstillägg, säkerhetstillägg — transportörer lägger gärna till dessa som standardrader. Att ett specifikt tillägg är undantaget i ditt avtal syns inte på fakturan. Det krävs att du jämför mot avtalstext.
Volymsrabatter som inte dragits av. Du har förhandlat en prisreduktion som träder in vid en viss volym per månad. Volymen nåddes. Rabatten applicerades aldrig. Pengarna sitter kvar hos transportören.
Varför det är svårt att hitta
Den vanliga invändningen är: "Vi granskar fakturorna." Det stämmer ofta — men granskning mot prislistan är inte granskning mot avtalet.
Transportörens faktura stämmer nästan alltid internt. Raderna, zonerna och tilläggen matchar transportörens eget system och deras publicerade tariffer. Det finns inga uppenbara räknefel att hitta.
Problemet sitter ett lager djupare: fakturan stämmer mot prislistans rader, men inte mot det förhandlade avtalet. Din ekonomiavdelning ser fakturan, inte avtalsbilagorna. Skillnaden syns bara när du ställer de två mot varandra, rad för rad.
Det är den kontrollen de flesta saknar.
Vad fakturakontroll kräver
En manuell jämförelse av fraktsedlar mot avtalsdokumentation fungerar för ett litet flöde. Med hundratals eller tusentals försändelser per månad är det inte realistiskt.
Det som krävs är en motor som:
- Innehåller din faktiska avtalsstruktur — inte en generisk prislista, utan ditt förhandlade avtal med de zoner, tillägg och rabattnivåer som gäller specifikt för dig
- Kan beräkna vad varje enskild försändelse borde ha kostat, givet din avtalskonfiguration
- Jämför den beräknade kostnaden mot det fakturerade beloppet, rad för rad
- Flaggar avvikelser med tillräcklig precision för att du ska kunna gå tillbaka till transportören med ett konkret krav
Det är inte samma sak som att ha ett transportledningssystem. TMS:et hanterar operationen. Fakturakontroll hanterar om rätt siffra hamnar på fakturan.
Hur Libello Invoice Control fungerar
Libello Invoice Control bygger på samma beräkningsmotor som Logmatch — det system som idag driver 80+ integrerade fraktavtal och används av hundratals kunder i Norden.
När du laddar upp en faktura jämför systemet varje rad mot din specifika avtalskonfiguration. Inte mot generiska tariffer. Inte mot en standardmodell av hur avtalet borde se ut. Mot den faktiska strukturen i ditt avtal.
Avvikelser presenteras tydligt: vad fakturerades, vad borde ha fakturerats, och skillnaden i kronor. Du får underlaget du behöver för att gå tillbaka till transportören med ett faktabaserat krav — inte en magkänsla.
De flesta kunder hittar avvikelser redan de första månaderna. Hur stora belopp det rör sig om beror på avtalets komplexitet, antalet transportörer och genomsnittlig fraktkostnad per försändelse — men de är sällan försumbara.
Nästa steg
Fakturakontroll är inte ett projekt. Det är en rutin — och den lönar sig snabbast för dig som vet att ditt avtal är komplext: många tillägg, differentierade zoner, volymsteg med transportörer som Schenker, UPS, Bring eller DSV.
Kontakta oss på info@libello.se om du vill se hur Invoice Control fungerar med ditt avtal.